采购与电子商务

     电子商务是20世纪后期发展起来的贸易方式。在很短的时间里，却以飞快的速度进入社会、经济、生活等各个领域，成为人们的热门话题。现今电子商务体系基本形成，它涉及计算机技术、网络技术、商贸技术等多个领域。采购活动也不可避免地加入到这一队伍中来，利用现代化的手段为其服务。

     1.电子采购系统框架

     高效、快捷的计算机系统对采购的系统要求更高，它要求在整个采购作业系统中应包括采购数据库、管理资料系统、采购作业系统、决策支援系统及MRP系统等。

     （1）采购数据库

       数据库是经由计算机所处理的数据集合，而一个标准的采购数据库需要许多标准化的组成要素。物品及采购咨询的标准化对于采购循环是必要的，因为其他的采购功能的进行必须要有一致性的咨讯配合。采购数据库起码应该有三方面的信息：

      1）物料清单。其主要的内容有库存数量及描述、订购政策、购运时间。物品编号、成本、衡量单位、历史资料及预测、存货、使用量。

      2）供应商资料。其主要内容有名称及地址、绩效资料、交易条件、主要产品种类、运送资料、采购记录、所有未交货的订单资料。

     3）市场信息。包括供求信息和价格信息。

   （2）管理资料系统

    系统中的管理资料主要包括：

     1）采购历史资料。采购历史资料包括过去的采购报告和采购数据。它可以显示出每种物料的所有订单、数量、供应商、单位价格、物料需求日及物料到日的详细情报。

    2）物料价格变动。物料价格变动一般以定期分类的方式进行保存。

    3）供应商交易金额。需要以年为单位，对供应商的交易金额进行记录，这份报告列出根据发票支付给供应商的款项，一种是用字母的先后顺序排列记录，另一种则是以金额的大小由高到底来排列。

    4）经济形式分析。其目的在于，衡量主要消费品价格与生产者物价指数的差异，即实际付出的价格除以公司设定标准的差异百分比。所有的衡量标准均以百分比来表示其差异，每隔半年进行一次以上内容整理即可。

    除了以上内容外，还可以更详细一些，把采购环节的每一个部分都列进去仔细的分析。

   （3）采购应用系统

     它是用来提升众多采购功能的整合性系统，这一系统一般是用在确认需求、发出订单、改变订单、追踪订单进度、催货及供应商与商品记录的管理等。这类系统的目的在于替厂商省钱，并可随意组织的需求而随时修正。

    （4）网络处理体统

     在电子商务的网络处理系统中，计算机与位于其他位置的小型计算机相互联结，小型计算机就成为主计算机的分支。系统允许使用者对于资料的输入及文件的准备上有较多的控制，并可使计算机主机减轻某些工作负担及减少作业成本。分支计算机将作业功能完成的同时也就意味着计算机主机将规划的工作完成。

    （5）MRP系统

     MRP系统的功能在于发出请购要求，开始采购。其主要环节包括未生产计划、物料清单、库存余量、未交订单等内容，为采购活动下达具体的任务。

    2.电子采购的优点

    电子采购也称电子商务采购，其主要特点在于：

    （1）公开性

     由于网络有公开性的特点，全世界都可以看到采购方的招标公告，谁都可以来投标。

     （2）广泛性

      网络没有边界，所有的供应商都可以向采购方投标，采购方同样也可以调查所有的供应商。

      （3）交互性

       电子商务采购过程中，采购方与供应商的网上联系非常方便，可以通过电子邮件或聊天方式进行信息交流。

      （4）低成本

       网上操作可以节省大量人工业务环节，省人、省时间、省工作量，总成本小。

      （5）高速度

        网上信息传输既方便，速度又快。

       （6）高效率

       以上几点综合起来，决定了电子采购的高效率。

        当前，网上采购正处于快速的成长阶段，许多企业和公司出于自身业务的急剧成长或竞争需要，纷纷对网上采购进行了大量的投资。

      3.电子采购系统建立的影响因素

      当要推行采购作业自动化及使用EDI时，意味着对传统的作业习惯及流程进行重大改变，也因此会产生不可避免的障碍，其主要问题有：

     （1）观念上的接受难度

      （2）操作上的难度

     （3）电子商务相关法律的不健全